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動画マニュアルを制作会社へ依頼するときに押さえておくべきポイントや動画マニュアル制作の基本を専門家が解説します!
 

動画マニュアルを制作会社へ依頼するときに押さえておくべきポイントや動画マニュアル制作の基本を専門家が解説します!

「マニュアルはあるけど、古いし、文字が多くて見てもらえない」

「内容が更新されてないマニュアルなので、倉庫に眠ったまま」

「そもそも、マニュアルがなく、作業ミスなどが頻繁に発生して困っている」

「マニュアルを使って現場の生産性、効率性をもっと良くしたい」

そんな中小企業のご担当者様や事業主の皆様のために、わかりやすい内容で、本当に現場で活かされる動画マニュアルの基礎と作り方を解説します。

最近は、より効率的に業務手順を学べる「動画マニュアル」が注目されています。

低コストで視覚的にわかりやすく学べるため、印刷した活字のマニュアルよりも活用されやすいというメリットがあります。

そんな動画マニュアルの作り方のコツや手順をわかりやすくご紹介します。

少し前の調査になりますが、2016年に三菱総合研究所が公開した、中小企業におけるIoT導入に関する調査によると、今後の取り組みの1つとして、マニュアルのデジタル化が挙げられています。

また、IoTに関⼼を持つ企業に対して、その導入を指導するコンサルタントが不⾜、ないし不在の状態にあることが最も⼤きな課題の1つにあるようです。

そのなかで、経済産業省は中小企業の現場で、マニュアルの動画化も重要なポイントとして位置づけています。(参考情報はこちら)

しかし、いざマニュアルを動画で作り直したり、新たに制作しようと思ったときに疑問が出てきます。

  1. ・社内向けにちょっとしたマニュアル動画だから自分達でつくったほうがいいのでは?
  2. ・社内とはいえ、重要なマニュアルなのでプロにお願いしたいけど、どこにどうやって依頼するの?
などなど、分からないことがたくさん出てきます。

そんなみなさんに向けて、マニュアル動画の特徴や種類などの基礎的なことから、自分でつくる、または制作会社に依頼するなど、動画制作のパターン別で、映像制作の専門家が解説します。

No.1動画マニュアルの特徴

マニュアル動画は、紙と違ってスマートフォンやタブレットでアクセスできるので、とても便利になってきています。

スキマ時間を利用して繰り返し学べるのが特徴で、近年導入している中小企業も増えているのが現状。

また、動画だとマニュアルのみの用途だけではなく広く活用することも可能になります。

営業や広告の一部としても機能しますので、マニュアルの変更や新たにつくるタイミングなのであれば、紙ではなく動画で制作することを一度検討してみてください。

それでは、まず基本の情報からご説明していきます。

No.2動画マニュアルの種類

業務マニュアル

社内の業務を標準化する目的で作られるのが「業務マニュアル」です。

働く誰もが同じように仕事ができることを目指し、人によって仕事にムラが出てしまうことを防ぎます。また、製品を作る場合には品質が均一になるようマニュアルが活用されます。

こういった「業務マニュアル」を作る時には以下のポイントに注意してください。

  1. ・マニュアルの対象を明確に決める
  2. ・業務の全体像が分かるようにする
  3. ・判断基準を分かりやすくする
  4. ・実際の作業が「チェックリスト」化されていること
  5. ・業務の到達点が数値などで明確に示されていること

製品マニュアル

誰でもその製品を安全に使えるよう作られたのが「製品マニュアル」です。

その製品のサービスや概要が分かり、どんなことができるのか記載されています。利用者が目にする最初の手引きと考えるといいでしょう。

わかりやすい「製品マニュアル」を作るためには以下のポイントに注意してください。

  1. ・目次・索引をつける
  2. ・どの年代の人でも分かるような言葉遣いと文章で書いてある
  3. ・製品を使いたいというモチベーションに合わせて順番に構成する
  4. ・使い方、製品概要の記載
  5. ・よくある質問やアフターフォローの徹底

営業マニュアル

営業職の仕事を円滑におこなうためのノウハウが「営業マニュアル」です。

個人の裁量以前に、基本的なノウハウというのは営業であっても存在します。根本的な内容をマニュアルにすることで、営業を仕組み化でき標準化もできるようになっていきます。

最終的にはケースバイケースである営業職において、効果的な「営業マニュアル」をつくるには以下のポイントに注意してください。

  1. ・専門用語を乱用せず分かりやすい言葉で書いてある
  2. ・対象者がハッキリしている(新人教育か営業全体への共有か)
  3. ・抽象的ではなく具体的な表現がされているか
  4. ・現場の声がキチンと反映されているか
  5. ・定期的な内容のアップデート

操作マニュアル

製品やシステムの使い方・トラブルの対処法を説明しているのが「操作マニュアル」です。

「操作マニュアル」を作るには以下のポイントに注意してください。

  1. ・目次・索引をつける
  2. ・どの年代の人でも分かるような言葉遣いと文章で書いてある
  3. ・目的別に項目がある
  4. ・読み手に分かりやすい流れて書かれている
  5. ・手順が見える化されている
  6. ・定期的な内容のアップデート
  7. ・トラブルの対処法が書かれている

No.3動画マニュアルの活用シーン

商品やサービスの販促活動

例えば、商業施設のマニュアルが動画だったらと考えてください。その場合、静止した広告より動画のマニュアルの方が注目を集めます。

また、商品の具体的な使い方が動画で紹介されていると、実際に使ったときのイメージがつきやすく購買意欲につながります。

顧客へのサポート

自社のホームページに「よくある質問」などを設置している場合、動画マニュアルを活用することができます。動画で説明されていることで利用者の理解も深まり、疑問を解決に導きます。

社員教育

マニュアルを動画にしておくと、新入社員に業務やノウハウを直感的に伝えることが可能です。スマホやタブレットで見られるので出先でも確認できますし、繰り返し見ることでスキルアップにも役立ちます。

人材の採用活動

社内施設や業務をマニュアル化することで、会社の魅力を分かりやすく外部に伝えることができます。テキストだけの募集に比べ動画は目を引く資料となるため、人材確保に役立つでしょう。

No.4動画マニュアルを作成するメリット

情報量が多く理解しやすい

マニュアルを動画にするメリットとして、テキストに比べ情報量が多いことが挙げられます。

例えば、操作のマニュアルなどは、動画で実際に使っている様子を見せることで内容の理解が深まります。

施設についてのマニュアルや業務のマニュアルなども、実際に働く人の雰囲気や表情、施設の内部を見ることができ利用者にも分かりやすく伝わるのがポイントでしょう。

文字だけでは分かりにくい部分でも、動画だと目で見て覚えることが可能となります。

テレビ感覚で見れる

文章を読むことに慣れている人はいいですが、中には長い文章を読むのが苦手な人もいます。

しかし、マニュアルを動画にしておくとテレビを見る感覚で使い方や業務を知ることができます。

さらに、わざわざページをめくらなくても簡単に理解できるというメリットがあります。

一度再生をしてしまえば、後は映像として流れてくるので気楽に最後まで見続けられるのもポイントですね。

身につくスピードが早い

マニュアルに書かれている内容を繰り返し見ることで身につくスピードを早め、教える側も何度も同じ作業で時間を割かずに良くなるのも利点です。

また、外部からの講師をわざわざ呼ぶ必要もなくなり、全てのノウハウや使い方を一本化できるので無駄な時間を省きます。

そのため時間を合わせて指導を受ける必要がなくなり、効率的にマニュアルの内容を理解できるでしょう。

スキマ時間で気軽に視聴できる

マニュアルを動画にすることで、スマートフォンやタブレットで簡単にアクセスできるようになります。そのため空いた時間を利用して見ることができますし、分からないと感じたらその場で解決することが可能になります。

紙のマニュアルを持ち歩く必要もなくなり、今や誰もが持っているスマートフォンの中にマニュアルがあるということです。手軽にいつでもどこでも。そのようにマニュアルを持ち歩けるのが動画のいいポイントです。

経費削減で社会貢献につながる

一度マニュアルを動画で作ってしまえば、どんなにその後マニュアルを利用する人が増えても費用はかかりません。

紙を利用していた時代は紙代や印刷代、まとめる時のファイル代などのコストも掛かっていましたし、保管場所の確保も必要でした。

配布する数が多ければ多いほど数えきれないほどの紙を消費してきたことを考えると、マニュアルを動画にすることで社会貢献にも繋がると考えられます。

No.5動画マニュアル作成のポイント

だれに、何を、どうやって伝えるかを決める

では、実際にマニュアルを作るときのポイントをこの章で分かりやすく解説していきます。

マニュアルを作るとき、最初に決めるべきは「誰に見てもらうためのマニュアルなのか」ということです。利用者の目線でマニュアルを作成していかないと、結局分かりづらい内容となりマニュアルの意味が無くなってしまいます。

例えば業務のマニュアルを作る場合、読み手は新しく入ってくる新入社員でしょうか?それともすでに働いている社員でしょうか?

新入社員の場合なら初めて触れる社内の業務や基本的な内容が必要ですし、すでにいる社員に向けてであればの意識の統一や標準化に向けてのマニュアルとなり、内容が変わってきます。

視聴者の行動がどう変わってほしいか(行動変容)を明確にする

指導する目的のマニュアルであれば、利用者がこのマニュアルを通して最終的にどう変わって欲しいかを明確にしておくと、動画を作る上での基準となります。

抽象的な精神論ではなく具体的な内容をマニュアルに落とし込み、到達点を数字などで示し目的達成まで導けるよう作っていきましょう。

撮影する機材など、環境に気をつける

製品、施設など撮影されているそのものが情報として大事な場合、あまり画質の低い機材を使ってしまうと大事な部分が表現できなかったりする場合も。

音がうるさくて説明が聞き取れない、見たい部分が写っていない、こういったことが起こらないようなるべく静かな環境で撮影を行い、高い画質で撮影できる機材を用意すると見やすいマニュアルを作ることができます。

ナレーションやテロップは簡潔にする

あまりダラダラと長いテロップを付けてしまうと、結局文章を多く読むこととなり利用者の負担が増えてしまいます。できるだけ簡単に理解できる内容にするのがベスト。

ナレーションにおいても同じことが言えます。あまり全てをナレーションで説明してしまうと、利用者は覚えることができません。目から入る情報と耳から入る情報をなるべくバランスよく配置することを心がけてください。

編集作業をする前に内容を2人以上で確認する

撮影した動画が全て出揃ったら、編集前に色々な人に内容を見てもらうといいでしょう。

自分では気が付かなかったり足りない点を知ることができるので、編集作業に入ってしまう前に撮り直しの対処ができます。

もちろん編集が始まってからも色々な人に見てもらうのもオススメ。不自然な点が無いかチェックできますし、説明的な内容は足りているかを判断する材料となります。

No.6動画マニュアル制作をパターン別で解説

動画マニュアルを自分で作りたい

動画マニュアルを自作するメリット・デメリット

社内の業務や製品のマニュアルであれば、自分たちで制作した方がいいのでは?と考える方もいるでしょう。

内製化した場合のメリット・デメリットを挙げておきますので、これらを踏まえて自作すべきか外注すべきか検討が必要です。

【メリット】

  1. ・コストを低く抑えられる
  2. ・業務や製品を熟知した社員が制作に携われる
  3. ・打ち合わせの手間が省ける
  4. ・修正があった場合すぐに対応できる

【デメリット】

  1. ・社内の制作担当が本業以外の時間を作る必要がある
  2. ・クオリティが保証できない
  3. ・主観的になりがちで外部から見た時に説明不足の可能性も
  4. ・専門外のためトラブルに対応しきれない
  5. ・必要な機材やソフトに費用がかかる

ちょっとしたマニュアルであれば自作をしても問題はないかもしれませんが、複雑な内容になってきたり見やすさを重視するのであれば外注を検討する方が安定したクオリティを期待できます。

動画マニュアルを自作する流れ

ではマニュアルを自作する場合、どのような手順で進めたら良いのでしょうか?

全体の流れとしては大まかにこのようになっています。

  1. ① 全体の流れや構成・目次の決定 マニュアル動画全体の構成を最初に決め、どんな目次が必要かを洗い出す。
  2. ② リサーチと情報の整理 どんなマニュアルにするかイメージしながら集める。
  3. ③ 台本の作成 リサーチと整理した情報を①の構成案に当てはめ、台本にする。
  4. ④ 撮影準備 台本を元に撮影に必要なものを用意。
  5. ⑤ 撮影
  6. ⑥ ナレーションの収録 ナレーションが必要であればナレーションの収録。
  7. ⑦ 編集
  8. ⑧ 音楽や収録済みのナレーション・テロップを入れる 編集後、収録済みのナレーションや音楽、テロップなどの装飾を入れる。
  9. ⑨ すべて完了したら動画を書き出す 完成した動画を最適なフォーマットで書き出します。(オススメは.mp4)

動画マニュアルを自作するときのポイント、注意点

マニュアル動画を作る流れの中で、いくつか注意するポイントもあります。

例えば、

  1. ① 全体の流れや構成・目次の決定 こちらを決める時、合わせて前述したようにターゲットも決めておきましょう。また、内容は1つの動画に1つの内容としてください。情報が入り過ぎていると本当に知りたい部分にたどり着きにくくなります。
  2. ② リサーチと情報の整理 なるべく実際の作業や製品等を見て情報を集めてください。見ながら疑問に感じた点を質問しておくとマニュアルに活かせるようになります。
  3. ③ 台本の作成 台本ができたら関係者へ共有し、補足すべき点や分かりにくい部分を指摘してもらうと情報の抜けがなくなります。
  4. ④ 撮影準備 撮影場所や機材(カメラ・マイク・照明)・小道具等の手配。ナレーションやその他、人が必要ならその手配をします。
  5. ⑤ 撮影 照明を用意できなかった場合は光の移動しない場所(野外や屋内の窓辺は日差しが変わります)、また音の静かな場所で撮影しましょう。
  6. ⑥ ナレーションの収録 スタジオが用意できなかった場合は必ず音のうるさくない場所を。
  7. ⑦ 編集 編集作業前や作業後に関係者に見てもらい、本当に分かりやすい内容になっているかチェック。
  8. ⑧ 音楽や収録済みのナレーション・テロップを入れる 音楽は著作権フリーを探してください。編集ソフトに入っている場合もありますし、YouTubeのオーディオライブラリも利用できます。また、インターネットにも著作権フリーの音源はあります。テロップは簡潔にしましょう。
  9. ⑨ すべて完了したら動画を書き出す 基本的には「.mp4」というフォーマットで書き出せばたいていの場所に動画はアップロードできます。

動画マニュアルを自作するツール

自作をするときにツールを使うという手もあります。こちらでいくつかご紹介していくので、用途にあったツールがあればぜひ検討してみてください。

  1. 「Dojo(ドージョー)」 無料体験版あり、サポートの充実。多くのテンプレートが用意されているので統一感のあるマニュアルが作成できる。
  2. 「iTutor(アイチューター)」 21日間無料体験あり、オフィス系ソフトのような操作感でわかりやすい
  3. 「Teachme Biz(ティーチミービズ)」 30日間無料体験あり、インストール型とクラウド型が選べる
  4. 「ClipLine(クリップライン)」 従業員教育に特化したプログラム、マニュアル作成だけではなく日々の業務やノウハウの共有も可能

No.6-1Windows/MAC兼用おすすめ動画編集ツール

WindowとMac兼用で使える動画編集ツール2選ご紹介します。

・Adobe Premiere Pro

・Adobe Premiere Elements

Adobe Premiere Pro CC for Windows

Adobe Premire Proは映像編集の定番ソフトで、多くの撮影現場で頻繁に使われています。

機能が充実しており、動画編集を仕事するならほぼ必須となるソフトです。

更に、PhotoshopやAfterEffectsなど互換性も高く、グラフィックやアニメーションも手軽に追加することができます。

Adobe Premiere Elements for Windows

Adobe Premire Elementsは、Adobe Premire Proで初心者向けに作られたソフトです。

基本的な機能が揃っており、静止画挿入やBGM挿入といった機能も充実。使っていれば肌感覚で覚え、本格的な映像を作ることができます。

Windows用おすすめ動画編集ツール

Windows用おすすめ動画編集ツールを3選ご紹介します。

・PowerDirector

・VideoStudio

・Avid Media Composer

PowerDirector

PowerDirectorは、日本で人気が高いソフトで、機能の豊富さや使いやすさから支持を得ています。機能の一つであるパソコン画面の録画は、ゲーム実況の動画で重宝されています。

編集画面もシンプルで、初心者の方でも使っているとすぐ操作を覚えることができます。

VideoStudio

VideoStudioは、操作のしやすさと基本性能の充実にあります。初心者から中級者まで使える機能が充実しています。

動画作成の際、画面がわかりやすく、テンプレートが充実しているので、誰でも扱いやすいです。

Avid Media Composer

Avid Media Composerは多くの映画で使われている本格的な編集ソフトです。無料版は機能は制限されていますが、映像制作に必要な基本的な機能は利用できます。操作性が複雑で、使いこなすまでに時間を要します。

No.6-2Mac用おすすめ動画編集ツール

・iMovie’

・Final Cut Pro X

・Monavi Video Editor

iMovie’

iMovieはApple社が無償で提供している動画編集ソフトです。MACやiPhoneのアプリに最初から組まれており、手軽に利用することが可能。カットやテロップなど動画編集の基本的な操作が可能です。

Final Cut Pro X

Final Cut pro XはAdobe Premiere Proと平行して認知度が高いソフトです。初心者〜上級者まで幅広く使われています。

基本機能に加えて、色調補正やサウンドの処理など、ハイクオリティな動画に仕上がります。

Filmora 9

Filmora 9は、初心者の方でも感覚的に覚えやすく、動画編集をスムーズにできます。

魅力のあるテンプレートが豊富にあり、こだわりのある動画制作が可能です。

動画マニュアルを制作会社へ依頼するメリット・デメリット

では、マニュアル動画のを制作会社へ依頼したいと考えたとき、自作に比べてどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか?

【メリット】

  1. ・実績を積んでいる会社であれば幅広い視点で提案をしてくれる
  2. ・機材や設備投資の必要がない
  3. ・スケジュールが明確で分かりやすい
  4. ・一定のクオリティが期待できる(ただし相性や中には当たり外れもあるので選定が必要)

【デメリット】

  1. ・ヒアリングや打ち合わせの時間が必要
  2. ・いい加減な制作会社に当たってしまうとクオリティが低くなる

基本的には一定のクオリティが期待できますが、しかし中にはそのクオリティに到達していない制作会社もあります。

そのような会社に当たってしまわないよう、キチンと選ぶ必要があります。

動画マニュアル制作の流れ

次に映像制作会社に依頼するときの流れを下記に記載しておきます。自作の場合と見比べていただくと、二つの差が分かりやすくなるでしょう。

全体の流れとしては大まかにこのようになっています。

  1. ① 制作会社を選び問い合わせ 問い合わせを通してクオリティや予算、担当者の対応からどこにするか決める。
  2. ② ヒアリングと打ち合わせ どんなマニュアルにするかのイメージや具体的なスケジュール、予算等々を決めていく。また、目次や細かい部分もここで伝える。
  3. ③ 企画書の作成 ヒアリング・打ち合わせを元に企画書の作成
  4. ④ 構成・台本の作成 企画書を元に構成・台本を作る
  5. ⑤ 撮影準備&撮影
  6. ⑥ 編集 画の編集とテロップなどの装飾を入れる
  7. ⑦ 音入れ ナレーション、音楽を入れていく
  8. ⑧ 試写 完成品を試写する
  9. ⑨ 希望のフォーマットで書き出し

制作会社へ依頼したときのポイント、注意点

  1. ① 制作会社を選ぶ
    1. ・作りたい動画を作れそうか?実績などから確認する。
    2. ・担当者の良し悪しでその後が決まることもあるので、担当者とイメージが共有できるか?意図を汲み取ってくれるか確認する。
  2. ② ヒアリングと打ち合わせ
    1. ・具体的な数字で示せる予算やスケジュールはハッキリと伝える。
    2. ・仕上がりのイメージはサンプルや実績から似たものをチョイスしておく
  3. ③ 企画書の作成
    1. ・OKか修正かの確認作業を行いますので、社内でのチェックをスムーズに行えるようしておきましょう。
  4. ④ 構成・台本の作成
    1. ・こちらも内容がOKか修正かの確認作業を行います。
  5. ⑥ 編集
    1. ・編集も仮編集と本編集があるので、その都度チェック作業が発生します。

制作会社に依頼する分、難しいのはイメージの共有です。

あとは各項目ごとにチェックや確認をするプロセスがあるのと、ヒアリングや打ち合わせがあり実際に撮影が始まるまでおよそ1ヶ月程度、さらに撮影編集にあと1ヶ月程度。合計2ヶ月ほどかかるのが一般的です。

どちらにしようか迷っている

マニュアル動画というのは、どうしても「誰もが分かるように」作らなければいけません。そのため漏れのないようにチェックが大切になってきます。

はたして業務を知っている社内で自作をした方がいいのか、プロに頼んだ方がいいのか迷う方も多いでしょう。

自作の大きなメリットとしては、予算がかからないという点が1番にくるかもしれません。しかし、社内の誰に頼んだとしても普段の仕事をしている間はマニュアル制作の作業を行えません。普段の仕事を一旦やめるか、残業して時間を作るかしかないのです。

そうすると結果的に残業代がかかったり、社内の生産性が落ちたりしてしまいます。

さらに機材を揃える費用もかかります。そしてどういう機材で揃えれば良いのか?という疑問も社内で解決していかなくてはいけません。

マニュアル動画の作成するポイントを見直していただくと分かるように、社内によほど慣れている(そしてセンスのある)人がいない限り、自作でマニュアル動画を作るというのはハードルが高いと考えられます。

見積もりや相談をするだけなら無料でできますので、まずは相談してみてください。自作でどうやるか?と考えるより、結果的に制作会社の手を借りたほうが効率的に進むことが多いです。

No.7まとめ

さまざまなシーンで必要とされているマニュアルですが、前述したとおり動画で作られたものも増えているのが現状です。

コスト削減ができ、持ち運びの簡単なところなどがマニュアルを動画にするメリットとして広く知られているからではないでしょうか。

ただ、最も迷うのは自作すべきか外注すべきかという部分。両者のいくつかのメリットとデメリットをお伝えしたので、よく比較し検討してみてください。

どんな制作会社がいいのか迷ったら、無料で見積もりを出してくれる制作会社や、マニュアル動画を一定の金額で制作する会社もありますので、気になる所や条件が合いそうな所にまずは問い合わせをするのが良いでしょう。

今回作りたいと考えているマニュアル動画についてよく話しを聞いてくれる制作会社であればスムーズにやり取りを進められるのではないでしょうか

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