テレワークでの社内マニュアルは動画を活用！スマートに内製化するには？

No.1急なテレワーク化で遅れるマニュアル整備

新型コロナウィルスが猛威をふるった影響もあり、急なテレワーク化を余儀なくされた企業は少なくありません。

通常であれば紙の資料でマニュアル化した業務内容などを手渡し、補足説明を交えながら進めていくといったことがテレワークでは出来なくなりました。特に新人教育などに不便を感じている企業も少なくないでしょう。

もう一つ、

テレワークで大きく変わってくるのが、社内連絡の手段やファイルのやりとり。

ネットリテラシーの高い若者世代の従業員は、テレワーク化にすぐに対応できるかもしれませんが、普段の生活ではあまりネットを使わない世代にとって、この変化にすぐ対応するのは難しいはずです。

急なテレワーク化で、テレワークの社内マニュアル化が遅れていることもあって、なかなかテレワーク化に適応できないという従業員もいるのではないでしょうか？

No.2マニュアルの動画化で得られるメリットは？

社内マニュアルといえば紙資料であったりPDFなどの静止画と文字で表現するものが一般的ですが「わざわざ動画化することにメリットがあるの？」と思ってしまった方も多いのではないでしょうか？

文字や画像を使った社内マニュアルに比べて、動画マニュアルには次のようなメリットがあげられます。

・実際に動作が見えるのでわかりやすい

・マニュアル作成がスピーディ

・最後まで見てもらいやすい

順番に解説していきましょう。

実際に動作が見えるのでわかりやすい

動画マニュアルのメリットとして1番にあげられるのがわかりやすいという点です。

たとえば、PCソフトの操作説明であれば、画面をそのままキャプチャーして解説できるため、マウスの動きなどを確認しながら操作内容を確認できます。

また、音声録音とテロップなどを利用すれば、非常にわかりやすい解説ができるので、静止画と文章で構成されたマニュアルよりも意図を伝えやすくなります

紙資料で補足としていたことなどを入れ込むと毎回同じことを説明しなくても動画を見れば見た人に均等に情報が伝わります。

わかりやすさを重視したいのであれば、動画マニュアルは最も優れた選択肢になるでしょう。

マニュアル作成がスピーディ

意外に思われるかもしれませんが、動画マニュアルは、制作するのに時間がかかりません。

撮影と解説の録音を同時にしてしまえば、動画の編集は余計な部分を切り取る「カット作業」と少しの解説テロップの挿入のみになるからです。

紙やPDFのマニュアルの場合、写真を1枚ずつ撮影したり、スクリーンショットを撮ったりして、そこに解説を入れて文章を作成するという手間がたくさん発生してしまいます。動画なら口で解説ができるので、煩わしい手間があまり発生しません。

ただし、動画であっても演出にこだわってしまうと手間は増えてしまいますので、その点には注意しましょう。

最後まで見てもらいやすい

画像と文章で構成されたマニュアルと比べて、動画のマニュアルは最後まで見てもらいやすいという特徴があります。

はじめてのことを学ぶのにはエネルギーが必要です。画像と文章で構成されたマニュアルでは、ズラッと並んだ文章に嫌気がさしてしまう人も少なくありません。

動画マニュアルであれば、情報がより直感的に捉えやすく、拒絶せずに最後まで見てもらえる可能性が高くなります。

最後までしっかりと見てもらえるマニュアルを作るなら動画がおすすめです。

No.3動画マニュアルを内製化する作成手順

動画マニュアルを映像制作会社に依頼してしまうと多くのコストがかかってしまいます。

そこで、実践したいのが動画マニュアル制作の内製化です。

「動画制作なんてしたことがない！」という方も多いかもしれませんが、基本的な動画制作はそこまで難しいものではありません。

1.1. 構成・台本を作る
2. 2. 録音・録画をする
3. 3. 動画編集する

順番に解説していきましょう。

構成・台本を作る

動画マニュアルを制作する場合、全体的な流れがとても重要になるので、まず構成を作ることが必要です。

「構成や台本なんて作るのって手間だし、不必要なのでは？」と思われる方もいるかもしれませんが、どのような流れで解説していくのかを頭の中で整理できていない状況で、動画の撮影を始めてしまうと何度も撮り直しが必要になってしまう可能性があります。

そうならないためにも、全体の流れを把握して、必要な項目をフローチャートにして書き出すなどはしておいたほうが、話す内容にも迷いませんし、後々の工程がスムーズに進むはずです。

録音・録画をする

続いては、録音や録画をしていきましょう。録音や録画は、画質や音質にこだわらないのであれば、スマホだけでも十分対応が可能です。

パソコンソフトの使用説明などをするのであれば、パソコンの画面を録画するソフトが必要なので別途用意しておきましょう。

音声と映像を同時に撮影する場合は気にする必要はありませんが、音声を後から付け加えたい場合は、動画編集の後で音声録音をすることもあります。

動画編集する

最後は動画編集です。

動画編集は基本的に

1. カット

2. テロップ・演出挿入

3. BGM・効果音挿入

といった流れで行います。

動画編集はカットが特に大切です。不要な部分はどんどんとカットしていき、カットした動画をつなぎ合わせていきましょう。見ている側を退屈にさせないためにも、動画のテンポがよくなるように、カットの工程は時間をかけて丁寧にするのが良いマニュアル動画を作るためのコツです。

カットが終わったら、次はテロップ・演出の挿入です。

テロップでは、言葉では解説しきれなかった補足情報をいれたり、重要な部分の強調に利用するのがいいでしょう。複雑な情報の場合は、内容を理解しやすいように図解などを交えて解説してあげるといいかもしれません。

マニュアル動画の場合、演出はなくてもいいですが、チャプターが変わる前に、チャプター名を表示してあげるといいでしょう。チャプター名を表示することで、どんなことが解説されるのかマインドセットされるので、内容を理解してもらいやすくなります。

No.4動画マニュアルを作成して業務効率を高めよう

動画マニュアルなら、作業内容を熟知した人が作成にあたれば、制作時間は短時間で済みます。その上、視聴する側も理解をしやすくなりますし、文章では伝えるのが億劫になってしまうような細かい情報も伝えることが可能です。

つまり、マニュアルの作成とマニュアルの理解の両方の面で時間が短縮できるのです。

従業員のテレワークでの業務効率がどうにも上がらなくて困っているという方は、動画マニュアルの作成を考えてみてはどうでしょうか？

どうしても社内では難しいという方は、フリーランスのクリエイターに依頼するという手もおすすめです。制作会社へ依頼する程の予算がない……という悩みを直接クリエイターへ相談するのも良いかもしれません。

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